Manajemen Personalia

1.      Mutasi

a.   Mutasi untuk mengurangi LABOUR TURN OVER bertujuan untuk:

1.   Output dan produktivitas kerja meningkat.

2.   Semangat kerja meningkat.

3.   Jumlah kesalahan yang diperbuat menurun.

4.   Absensi karyawan semakin baik.

5.   Disiplin karyawan semakin baik.

b.  Karyawan yang diketahui tidak memberikan kontribusi pada tingkat yang disyaratkan, akan diberi bimbingan yang jelas pada bidang-bidang tertentu yang memerlukan peningkatan dan tanggal-tanggal targetnya akan ditetapkan untuk membantu pencapaiannya. Jika prestasi tidak meningkat dalam waktu yang telah ditetapkan Perusahaan, karyawan yang bersangkutan dapat dipindahkan ke posisi jabatan lain yang setara maupun lebih rendah (demosi).

c.   Sebab adanya mutasi:                                        

      1.   Permintaan sendiri.

            Mutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atas keingina sendiri dari karyawan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujan pimpinan organisasi. Mutasi permintaan sendiri pada umumnya hanya pemindahan kepada jabatan yang peringkatnya sama baik, antarbagian maupun pindah ketempat lain.

2.      Alih Tugas Produktif ( ATP).

Alih Tugas Produktif adalah ( ATP) adalah mutasi karena kehendak pimpinan perusahaan untuk meningkatakan produksi dengan menempatkan karyawan bersangkutan ke jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan kecakapannya.

ATP didasarkan pada hasil penilaian prestasi kerja karyawan. Karyawan yang berprestasi baik dipromosikan, sedangkan karyawan yang tidak berprestasi tidak disiplin didemosikan.

2.      Komunikasi

a.   Macam cara berkomunikasi:

1.   Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.  Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a)   Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b)   Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c)   Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d)   Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2.   Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.  Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a)   Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b)   Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

c)   Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d)   Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3.   Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.  Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a)   Memperbaiki koordinasi tugas

b)   Upaya pemecahan masalah

c)   Saling berbagi informasi

d)   Upaya pemecahan konflik

e)   Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

b.   Penghambat dalam pelaksanaan komunikasi

1.   Bahasa

      Jika seorang komunikator atau komunikan berkomunikasi dengan bahasa yang berbeda, kemungkinan akan terjadi banyak kesalahpahaman bahkan terjadinya hubungan yang tidak jelas. Jija pada proses komunikasi komunikator merasa bahasa yang digunakannya tidak dipahami, maka komunikator harus sering meluangkan waktu untuk menjelaskan tentang beberapa hal yang ingin di bicarakan kepada komunikan.

2.   Budaya

      Hambatan budaya ini menjadi hal yang sangat penting. satu pantangan bagi sang komunikator untuk beranggapan, bahwa komunikan tumbuh dengan filosofi, gaya hidup, adat istiadat yang sama.

3.      Kebenaran yang semu (benar tidak salah tidak) Salah satu hambatan utama komunikasi adalah kata-kata yang dibumbui dengan kebohongan, misalnya jika komunikator menginginkan sesuatu dari seseorang, maka seribu dalih kebohongan pun dikeluarkan untuk merayu komunikan agar memenuhi tuntutan komunikator, hal ini merupakan hal yang wajar, biasanya dilakukan untuk dijadikan suatu penegasan agar sang komunikan dapat mengerti.

4.      Penipuan ini hambatan cukup jelas.

5.      Tujuan yang tidak jelas Beberapa pertanyaan yang mendasar dapat dilontarkan

6.      Salah paham hambatan komunikasi yang paling utama pada awalnya bersumber dari dari satu hal, yaitu kesalahpahaman.

7.      Sisi historis atau pengalaman

Pada umumnya komunikator menjadikan filosofis dan pengalaman hidup masa lalu sebagai rujukan komunikasi agar sang komunikan mengerti.

8.      Menganggap enteng lawan bicara Jika Komunikator merasa paling hebat dari komunikan, maka secara tidak langsung Komunikator telah merencanakan kegagalan dalam berkomunikasi.

9.      Mendominasi pembicaraan Mendominasi pembicaraan, hal ini sering terjadi.

c.   Keuntungan:

      -     Mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial

      -     Tingkat produktivitas (baik kuantitas maupun kualitasnya akan meningkat)

      -     Pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa orang dengan kedudukan wewenang, empati dan sikap yang berbeda-beda agar dapat mencapai orang-orang itu diperlukan pendekatan komunikasi

3.      Partisipasi

         a.   -     Partisipasi akan menaikkan rasa kebersamaan dalam kelompok, yang akibatnya akan menaikkan kerjasama anggota kelompok di dalam penetapan sasaran.

               -     Partisipasi dapat mengurangi rasa tertekan.

               -     Partisipasi dapat mengurangi rasa ketidaksamaan di dalam alokasi sumber daya diantara bagian-bagian organisasi.

         b.   -     Memberikan keleluasaan dalam menentukan cara kerja,

               -     Mengatur pembagian tugas di unut kerja,

               -     Karyawan diberi kesempatan untuk mengatasi permalahan dalam bekerja dan perubahan-perubahan dalam oganisasi di unit-unit krja karyawan,

               -     Keterlibatan karyawan dalam mengambil keputusan mengenahi pelatihan karyawan.

         c.   Dapat dilihat dengan kemajuan perusahaan tersebut apakah telah memenuhi tarjet yang telah di inginkan perusahaan tersebut. Apabila mengaklami peningkatan dari sebelumnya maka partisipasi yang dilakukan telah berhasil dengan baik.

 4.      Kedisiplinan

a.   Ketegasaan Dalam Pelaksanaan Kedisplinan Perlu Dijaga

Kita jangan sampai membiarkan suatau pelangggaran yang kita ketahui tanpa suatu tindakan aatau membiarkan pelanggaran tersebut berlarut larut tanpa tindakan yang tegas, karena dengan demikian meskipun kita sudah memberikan ancamana para karyawan akan menganggap hal tersebut hanyalah ancaman kosong belaka artinya mereka akan berani melanggar lagi karena tidak ada tindakan yang tegas.  Dan keadaan ini akan semakin parah jika diketahui oleh karyawan yang lain, keadaan ini seolah olah merupakan pengumuman dari pimpinan bahwa peraturan yang mencantumkan ancaman telah dicabut.. Selain perlu ketegasan pelaksanaan ancaman dan hukuman perlu dilakukan seadil-adilnya, karena jika sekali saja kita tidak berbuat adil maka akan menimbulkan perasaan yang kurang enak bagi karyawan yang lain dengan demikian kedisiplinan yang kita tegakkan tidak akan berhasil.

b.   Kedisiplinan Harus Menunjang Tujuan dan Sesuai Dengan Kemampuan

Kedisiplinan pada hakekatnya juga  merupakan pembatasan kebebasan dari karyawan kita, oleh karena itu dalam usaha menegakkan kedisiplinan tidak asal melaksanakannya, demngan kata lain kedisiplinan ini jug auntuk menunjang tujuan perusahaan. Selain untuk menunjang tujuan perusahaan maka kedisplinan yang hendak ditegakkan tersebut haruslah sesuai dengan kemampuan  dari para karyawan dengan kata lain, kita jangan menyuruh karyawan sesuatu yang tidak sesuai atau sulit di lakukan.

c.   Kedisiplinan dan Kesejahteraan

Untuk menegakkan kedisiplinan tidak hanya cukup dengan ancaman saja tetapi perlu diimbangi dengan kesejahteraan karyawan yang cukup hal ini dapat dilakukan dengan besarnya tingkat upah yang mereka terima jika mau bekerja secara disiplin sehingga minimal mereka dapat hidup secara layak dsan dengan kelayakan tersebut hidup mereka akan lebih tenang dan dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya.

5.      Analisa Jabatan

a.   Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang sesuatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Tetapi deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang sesuatu jabatan, tapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenngnya dsb. Dengan demikian di harapkan setiap karyawan/pegawai  yang memangku jabatan tersebut akan tahu batas-batas antara lain dari tugas-tugasnya, tanggung jawbnya serta wewenangnya. Hal ini mencegah kemungkinan timbulnya kesimapang siuran dan dobel pekerjaan antara jabatan yang satu dengan jabatan lain.

Syarat-syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan / pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. syarat-syarat itu dapat berupa antara lain

1.      Syarat pendidikan:   -     Sekolah dasar

-          Sekolah mengenah pertama

-          Sekolah mengenah atas

-          Sekolah-sekolah kejuruan tingkat tertentu

-          Akademi

-          Perguruan tinggi, dsb

2.      Syarat kesehatan:     -     Tidak berkaca mata

-          Tidak sakit paru-paru

-          Tidak buta warna

3.      Syarat-syarat fisik:   -     Tinggi badan

-          Berat badan

-          Umur

-          Jenis kelamin

4.      Syarat-syarat lain:    -     Sudah berkeluarga/belum

-          Jumlah anggota keluarga

-          Mempunyai kepribadian tertentu

-          Paras muka cukup menarik

b.   Analisa jabatan digunakan untuk penempatan karyawan.

Dalam membuat analisa jabatan, berarti kita telah membuat syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk dapat memangku suatu jabatan. Dengan syarat-syarat tersebut berarti kita akan dapat melakukan seleksi dalam rangka penerimaan karyawan yang kita perlukan. Selain sebagai landasan untuk seleksi dalam rangka penerimaan karyawan, maka analisa jabatan merupakan landasan dalam rangka usaha penempatan  karyawan secara tepat. Hal ini disebabkan karena kita dapat menyesuaikan antara syarat-syarat yang dimilikai oleh karyawan dengan jabatan yang cocok dengan syarat-syarat yang dimiliki tersebut.

c.   Analisa jabatan tidak boleh bersifat statis.

Dengan membuat analisa jabatan kita dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang lain dengan berlandaskan atau berpedoman pada analisa jabatan tersebut. Misalnya kegiatan penerimaan, penempatan, mutasi, promosi, kompensasi dan sebagainya. Suatu analisa jabatan yang baik pada suatu saat belum tentu baik pada saat yag lain. Analisa jabatan juga tidak boleh dibuat statis tetapi harus dibuat secara dinamis.Untuk membuat kedinamisan ini,maka kita harus selalu meninjau setiap saat terjadinya perkembangan yang dapat mempengaruhi analisa jabatan yang dibuatnya.